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没干什么事一天就过去了？工作任务完不成天天加班？熬夜不够睡整天挂着熊猫眼？想做的事一天拖一天总也干不完？别再抱怨时间不够用了，且看日本职场达人小山龙介教你先进的“时间整理术”，帮你赶走偷偷吃掉时间的小怪物，让你从被时间追逐的“菜鸟”迅速变身运筹帷幄的“时间整理达人”！
本书用简单易懂的方式教你掌控“时间”这一宝贵的人生资源，它既从细节上教你整理零散的时间碎片，又从宏观上帮你规划人生的时间蓝图；它不仅能让你学会整理时间，更能帮你找回人生目标。读过本书你会发现，原来只需做出一点点的改变，就能让整个生活焕然一新。让我们跟随作者的指引，告别时间的混乱，扫清人生的疲惫，每一天都清清爽爽，活力十足！
?小山龙介，日本知名畅销书作家、Bloomconcept股份公司董事、“赫曼全脑模型”推广人、业务咨询师、生存技能培训教练，他擅长利用“整理术”处理工作与生活中繁杂的事务，所以身兼数职仍能从容不迫地享受生活。近年来，小山龙介经常以整理术为主题，举行演讲、研讨会和企业研习讲座，积极地向在职场中苦苦挣扎的菜鸟传授工作秘诀。
除本书外，小山龙介还著有《整理的艺术》《整理的艺术3：创意是整理出来的》等书。
前言 为减轻压力进行时间管理………………………………………… 1
Chapter 1 ToDo 妙招：瞬间改变人生
Chapter 2 日程安排妙招：把握生活的节奏与旋律
Chapter 3 时间效率妙招：爵士乐型集中力与迷幻音乐型集中力
Chapter 4 时间投资妙招：用时间用在刀刃上
Chapter 5 团队合作妙招：加强协作，让团队时间翻倍
Chapter 6 计划妙招：人生的微分与积分
后记 作为先驱性智慧的生存术… …………………………………… 188
Chapter1瞬间改变人生
时间整理术01将任务变为可视化便签纸
很多人都弄不清楚在当下这个瞬间该做些什么，这点让人挺意外的。清楚今天一天该做些什么的人也不多。说到清楚自己这一周该干到哪一步的人，那估计就更少了吧。
处于完全不清楚该干多少活才好的状态，却还要去干活。这就像不知道要跑多远还去参加马拉松比赛一样。奋力奔跑，却总是看不见终点。这样不仅很辛苦，也会心里不安，备受煎熬吧。
为了消除工作时的不安情绪，我们首先应该做的是对“该干的事情”进行管理。
ToDo管理方法中，我首先想向大家推荐的是便签纸管理法。具体来说就是工作分配到手之后，将任务写在便签纸上，并贴在显眼的地方。等完成任务后，将这张便签纸撕下，扔进垃圾桶。
这样一来，便签纸的量直接转变为工作任务的量，我们便能对工作有了视觉上的把握。
便签纸用75mm×25mm的细长型和75mm×50mm偏大一点的规格都行。简单的ToDo记在细长型便签纸上即可，复杂点的任务则可以用大一点的便签纸，详细记录工作内容。在电话中听到ToDo任务后，也可以拿大一点的便签纸直接当笔记纸用。
时间整理术02用文件夹制作便携式ToDo列表
这里的重点是绝不能把自己的视线从便笺纸上移走。假设某个时候，你跟对方说“那么，我两小时后再打电话”，挂断电话后，将这件事写到便笺纸上。也许你想说这下便万无一失了！
可是你没想到之后再也没有时间去看那张便笺纸，等你再想起来确认的时候，已经是五个小时以后的事了……如果你很潇洒地将打电话的事完全抛诸脑后了，那ToDo笔记也就没有意义了。
把便笺纸贴到随时都能看到的地方，这才是重点。比如，你若是从事案头工作较多，则可以在办公桌上专门为便笺纸腾出一个空间，然后把ToDo便笺纸挨个往上贴得满满的。
坐在办工作前的时候，总能看到这些ToDo便笺纸，也就不会马虎大意给忘了。若是工作多用电脑的人，则可以在显示屏周围贴上一圈便笺纸。
时间整理术03事先贴好便笺纸
然而要是随身带着便笺纸片刻不离，其实也挺麻烦的。应用这种工具时容易遭遇“墨菲定理①”，即需要用的时候反而没有带在身上。我不停尝试，最终发现了两个超级好用的方法。
一个是。我们可以将带有轻薄塑料包装的便笺纸事先放入钱包。我们一般很少会忘记随身携带钱包，因此这个方法肯定没问题。只是这样一来，能随身携带的便笺纸就只能局限在小规格的范围内了。
另一个方法比较有划时代意义。那就是。这是一种逆向思维。这么一来，忘记携带便笺纸的情况也会减少。
刚才介绍的用来贴ToDo的文件夹上，也可以事先贴上空白便笺纸。等我们想到ToDo的时候，直接写在文件夹的空白便笺纸上即可。
我们将这个方法升级，给普通记事本也密密麻麻地贴上便笺纸后，它就能摇身一变，成为多功能记事本。我们可以贴换不同的便笺纸，将其变成具有收集编辑功能的记事本。
这之后，我和文具咨询师土桥正先生一起开始通过KOKUYOS&T公司销售“HackNote”。HackNote是本多功能记事本，带有专门用于粘贴便笺纸的部分，叫做“点子板（IdeaBoard）”。
其实笔记本电脑的手托部分也很适合贴便笺纸。浏览网页时，忽然想做笔记了——这时候，你可以立刻使用这种方法。而且如果你正操作电脑时来了个电话，也能快速地做电话记录。除此之外，贴上便笺纸还能隔绝污渍，以免弄脏电脑手托。
这么方便又实用的方法，只有随时粘贴、随时撕下的便笺纸才能实现。
?时间整理术04价值25，000美元的终极ToDo管理术
即使这么处理ToDo，有时还是会留下一些无法及时处理的任务。像这种。这被称为“艾维·李（IvyLee）的金点子”，是价值25，000美元的生存术。
二十世纪初期，经营咨询师艾维·李对美国钢铁大王查尔斯·施瓦布（CharlesM.Schwab）说：“我有个能把效率提高50%的方法。”并提出了下面这个方案。
这是个非常简单的ToDo管理方法。首先是要求员工在下班前写出六件明天必须做的事情，然后按照重要程度，用数字1到6给这六件事标记排序。
第二天早会上，对昨天的任务列表进行确认，并按照排好的优先顺序来进行处理。
这个ToDo项目不一定非要在当天全部完成。下班前总结的时候，连同没有做完的任务，再写出第二天的六个任务，并按照重要程度标上数字。要做的就这么简单。
艾维·李对这个方法自信满满。当他把这个方法呈现给施瓦布时，他说：“如果没有效果，我分文不取；但如果有效果的话，希望您能支付适当的报酬给我。”
然后靠着这个简单的方法，施瓦布的公司效率大增，而艾维·李也顺利地获得了25，000美元的报酬。①
按照优先顺序依次处理六个ToDo项目。这里面包含着一个重要的信息。那就是。而且，每天重新定义优先顺序本身就能提高生产效率。
前面向大家介绍了用便笺纸进行ToDo管理的方法，这里的重新定义优先顺序也非常实用。比如有时候某个任务的截止日期不断逼近，或是由于一些小疏忽，引发一些问题，这会使得某个ToDo任务的重要性一下子提升。
在给任务重新排序时使用便笺纸也非常方便。通过不断调整优选顺序，ToDo列表会变得更加科学合理，也会在未来的工作中扮演更加重要的角色。
?时间整理术05切勿一心二用
艾维·李的ToDo管理术中还有一个要点，即。
有一个说法叫“多任务”。意思是在电脑上同时进行两个及以上的操作。如果是机器的话，这种做法的确也是可行的。但是对于人脑而言，基本上是无法支持“多任务”的。如果你企图一心二用，同时做两件事，那么工作速度必然会骤降，且精度也会变低。
对于那些可以干很多工作的人，只要我们认真观察他们的工作流程，便会发现他们是在高速切换单个任务。他们切换的速度很快，以至于看起来像是在一心多用。
据说为了在同一个生产线上尽量多地生产各种车型，丰田汽车工厂花了很大功夫，最大限度地缩短更换工具的时间。以前汽车工厂可以一次性大批量生产同一个车型的产品，而现在却不同。现在不仅生产各种车型，还需要生产各种细节不同的车。为了适应这种时代潮流的变化，比起一次性大批量生产，。
工作亦然。
在过去，我们只需要高效地完成大量重复性任务，所以“切换和更换”并不重要。而现如今，我们面对的任务总是在不断地、一点点地变换着形态。为了适应这种变化，我们不能再一心二用，而是。
?时间整理术06两分钟内能搞定的事就尽快搞定
丰田工厂的故事还教会了我们另一个妙招。那就是面对能马上完成的任务，。
我们假设工厂正在生产A车，这时忽然收到了B车的订单。这时丰田的做法是将本来计划给A车用的机器和材料全都进行替换，优先完成B车的生产任务。而不是把B车的订单往后排，等生产完A车再来处理。因为比起更改订单顺序，快速切换状态，按照订单要求进行处理其实更好操作，更省时间。
这个方法对于我们的工作也很适用。假设你在进行某项操作的时候，忽然上司对你说“麻烦去把复印件拿过来一下”。从个人情绪而言，相信大家都想集中对付现在正在处理的工作。但事实上，这时放下手中的活，赶紧把复印件拿过来的做法更加有效。
如果你决定把取去复印件的任务排到后面的话，你也许就得把它写到便笺纸上，保存到ToDo列表中，以免忘记这个小任务。但是实际上，你把这个小任务写到ToDo列表里需要花时间，再考虑到因为ToDo的增加而产生了心理负担，以及上司要求你“去把复印件拿过来”的压力，推后完成这个小任务其实是弊大于利。
与其这样，。这样不仅可以把自己从ToDo变多的压力中解放出来，也能在上司面前赢得更高的评价。
?时间整理术07收到的电子邮件立即添加到ToDo列表中
最近随着智能手机的普及，我们也可以用手机简单进行ToDo管理了。只要在被称为“云端”的网络服务器上进行管理的话，我们便能在任意一个电脑或智能手机上，对同一个数据进行确认。
其中比较有代表性的服务便是（http://www.rememberthemilk.com/）。我们不仅可以通过浏览器进行ToDo登录和确认，还能通过iPhone、安卓终端、iPad来进行同样的操作，还能设定日期、重复、场所的等具体内容。
我自己使用的是Gmail、GoogleCalendar附带的。当我收到包含ToDo的邮件后，便从“其他”菜单中选择“追加到ToDo列表”，把邮件保存到列表中。保存的时候也会同时加上执行任务的日期。
这样一来，登录好的ToDo会自动与GoogleCalendar同步，显示在日历的任务栏中。我们还可以从任务信息找到原来的邮件，随时确认查看ToDo的内容。
也有很多好用的第三方iPhoneAPP。我现在使用的有免费的，它的功能很齐全。不过有一点挺遗憾的，那就是没有重复功能。不过还是可以用刚才介绍的GoogleCalendar功能代替。
我最近几乎所有的ToDo都是通过邮件弄的。就算有些是口头传达的内容，很多情况下还是会收到一封正式点的邮件。因此GoogleTasks这种能与邮件连动的ToDo管理非常方便实用。
?时间整理术08拥有多个ToDo列表
进行ToDo管理之后，我发现了它与日程表管理有一个很大的不同。
用日程表专用的记事本管理日程时，有个让我很头痛的问题：那就是必须把所有信息集中到一起。就算手中的日程表里清楚记下了99%的日程，只要剩下的1%记到其他地方，就会出现问题。某个时间段明明已经有安排了却没有体现在记事本上，又安排了别的事情，于是出现两个安排“撞车”的情况，这个噩梦依旧在我脑海里盘旋不去。所以。到处乱写跟日程表相关的笔记，是禁忌中的禁忌。①
然而面对ToDo，我们就不需要这么精神紧张。
例如，我同时使用云端的ToDo管理和手写的ToDo笔记。把这两个版本的信息进行比较就能看出有些部分重复了，而有些部分只有一边记录了，都记录得挺随意的。但是即便如此，也没发生过什么问题。因为。
或许我们可以说，ToDo列表越多越好。根据不同的情况，区分使用不同的ToDo列表，也许更加有效。
当我发现这点之后，忽然有种“守得云开见月明”的感觉。因为我一直都在苦苦寻找“无论在哪里都有效的万能ToDo列表”。结果发现这种东西哪儿都没有。其实。
例如最常见的ToDo——“关好门窗”的标语贴纸。这个ToDo应该贴在门口或出入口才对。除此之外，无论是把它放入手机里，还是写进记事本里，都是完全没有意义的。
必须用电脑完成的任务，最好就记录到电脑里，而必须外出才能解决的任务，最好是写到记事本或智能手机里比较好。
根据不同的实际情况来记录ToDo，这种一部分就会变成一种例行程序。最好的例子就是前面举过的“关好门窗”。
关闭电源、关掉煤气这类日常ToDo也可以引用到工作中来。例如打开电脑后立即查看未读邮件，去书店就一定会确认是否有新的商业图书上架，坐上电车后便查看新闻网站的报道……
把这种小任务变得一种例行程序，让你能够下意识地去做这些事。这样一来工作表现肯定会更加出色。
……
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