21世纪高职高专精品教材•秘书专业：会议管理（第2版）

《21世纪高职高专精品教材·秘书专业：会议管理（第2版）》是针对高职高专的秘书、行政管理、工商管理、人力资源管理、市场营销、国际商务、国际贸易等专业编写的教材，也可以供各类人士学习使用。在教学中，会议管理可实行崭新的教学模式。曾有专家提出“以项目为导向、以任务为驱动、以产品为载体，打破原来的知识系统型的课程结构，按照工作过程进行课程内容整合，形成行动体系的课程内容”。

第1章 会议概述
学习目标
1.1 会议的起源与发展
1.2 会议的内涵及会议要素
1.3 会议的目的与作用
1.4 会议的分类
1.5 影响会议效率的因素
知识掌握
知识应用

第2章 会议策划
学习目标
2.1 会议策划概述
2.2 会议策划的内容
2.3 会议策划工作流程
2.4 拟写会议策划方案
知识掌握
知识应用

第3章 会前准备工作
学习目标
3.1 商定会议时间、地点
3.2 制订会议计划
3.3 准备会议资料
3.4 拟写和发送会议通知
3.5 预算和申请会议经费
3.6 会场布置
3.7 与会人员的名单及分组
3.8 会务工作机构的成立与分工
知识掌握
知识应用

第4章 会间服务工作
学习目标
4.1 接站技巧
4.2 报到与签到
4.3 会场服务工作
4.4 会议记录
4.5 会间文化娱乐活动的安排
4.6 会间食、宿工作
知识掌握
知识应用

第5章 会后工作与管理
学习目标
5.1 会场善后工作与安排与会人员离场
5.2 会后文书工作
5.3 会议总结
5.4 会议经费结算工作
5.5 会议效果的评估方法
5.6 会后的催办、反馈与落实工作
知识掌握
知识应用

第6章 会议主持人的管理技巧
学习目标
6.1 会议主持人工作概述
6.2 会议主持人的语言
6.3 会议时间安排的改进
6.4 掌握议事进度
6.5 达成会议决策
6.6 处理会议中的意外情况
知识掌握
知识应用

第7章 会议文书处理
学习目标
7.1 会议文书概述
7.2 会前文书准备工作
7.3 会中文书服务
7.4 会后文书收集、清退与归档
知识掌握
知识应用

第8章 企事业单位常见会议
学习目标
8.1 股东会
……
第9章 商务活动
第10章 开放参观与商务旅行
第11章 商务会议与会展业

会议类型。①设想开发型：要求参与者要善于想象，语言表达能力要强。②设想论证型：要求与会者善于归纳、善于分析判断。
　　会前准备工作。①会议要明确主题。会议主题提前通报给与会人员，让与会者有一定的准备。②选好主持人。主持人要熟悉并掌握该技法的要点和操作要素，摸清主题现状和发展趋势。③参与者要有一定的训练基础，懂得该会议提倡的原则和方法。④会前可进行柔化训练，即对缺乏创新思维者进行打破常规思考、转变思维角度的训练活动，以减少思维惯性，从单调紧张的工作环境中解放出来，以饱满的创造热情投入激励设想活动。
　　会议原则。①禁止批评和评论他人，也不要自谦。②目标集中，追求设想数量，越多越好。③鼓励巧妙地利用和改善他人的设想。④与会人员一律平等，各种设想全部记录下来。⑤主张独立思考，不允许私下交谈，以免干扰别人的思维。⑥提倡自由发言，畅所欲言，任意思考。⑦不强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重。
　　会议实施步骤。①会前准备：参与人、主持人和课题任务三落实，必要时可进行柔性训练。②设想开发：由主持人公布会议主题并介绍与主题相关的参考情况；突破思维惯性，大胆进行联想；主持人控制好时间，力争在有限的时间内获得尽可能多的创意性设想。③设想的分类与整理：一般分为实用型和幻想型两类。前者是指目前的技术工艺可以实现的设想，后者指目前的技术工艺还不能完成的设想。④完善实用型设想：对实用型设想，再用脑力激荡法去进行论证、进行二次开发，进一步扩大设想的实现范围。⑤幻想型设想再开发：对幻想型设想，再用脑力激荡法进行开发，通过进一步开发，就有可能将创意的萌芽转化为成熟的实用型设想。这是脑力激荡法的一个关键步骤，也是该方法质量高低的明显标志。
　　主持人技巧。①主持人应懂得各种创造性思维和技法，会前要向与会者重申会议应严守的原则和纪律，善于激发成员思考，使场面轻松活跃而又不失脑力激荡的规则。②可轮流发言，每轮每人简明扼要地说清楚创意设想一个，避免形成辩论会和发言不均。③要以赏识激励的词句语气和微笑点头的行为语言，鼓励与会者多出设想。④禁止使用下面的话语：“这点别人已说过了”，“实际情况会怎样呢”，“请解释一下你的意思”，“就这一点有用”，“我不赞赏那种观点”等。⑤经常强调设想的数量，比如平均3分钟内要发表10个设想。⑥遇到人人计穷智短、出现暂时停滞时，可采取一些措施，如休息几分钟，自选休息方法，散步、唱歌、喝水等，再进行几轮脑力激荡。或发给每人一张与问题无关的图画，要求讲出从图画中所获得的灵感。⑦根据课题和实际情况需要，引导大家掀起一次又一次脑力激荡的“激波”。如课题是某产品的进一步开发，可以从产品改进配方思考作为第一激波、从降低成本思考作为第二激波、从扩大销售思考作为第三激波等。又如，对某一问题解决方案的讨论，引导大家掀起“设想开发”的激波，及时抓住“拐点”，适时引导进入“设想论证”的激波。⑧要掌握好时间，会议持续1小时左右，形成的设想应不少于100种。但最好的设想往往是会议要结束时提出的，因此，预定结束的时间到了可以根据情况再延长5分钟，这是人们容易提出好的设想的时候。在1分钟时间里再没有新主意、新观点出现时，智力激励会议可宣布结束或告一段落。
　　……